Просьба минусаторам - введите вручную приход на 500 позиций, потерпите тормоза системы, потом минусуйте. Система должна быть удобной. Иначе начинаешь искать замену.

Должен формат пакетного обмена данных.

Кроме накладной можно сделать загрузку товаров иэ Ексель, механизм одинаков. Но разбор Екселя на сервере затратная процедура, особенно если товаров много, логичнее сделать CSV файл, с полями заданной структуры. Меньшие затраты по ресурсам.