Потому что документооборот большой, пользователей много и каждый должен дополнительно с каждым документом делать ещё одну операцию вручную.

Судя по переписке, что 6 лет назад, что год назад проблему никто не решает. Что ещё нужно сделать и сколько пользователей вам должны написать, чтобы вы поняли:  не удобно работать когда подписанные документы копятся в папке "входящие" и их нельзя никуда переместить, кроме как в корзину, назначение которой точно, не "архив". Почему нельзя сделать, чтобы все подписанные документы автоматически перемещались в созданную папку "архив", например. Как это сделано в программе "сфера".