Как в программе Контур.Зарплата вести электронные трудовые книжки и формировать отчет СЗВ-ТД.

Электронные трудовые книжки

С переходом на электронные трудовые появляется новое понятие (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции) — «сведения о трудовой деятельности» - это и новый отчет, и новый раздел индивидуального лицевого счета.

С 1 января 2020 года работодатели обязаны подавать в ПФР новую ежемесячную отчетность, чтобы формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников. Для сбора данных введена новая форма СЗВ-ТД (утверждена Постановлением Правления ПФРот 25.12.2019 №730п).

На бумаге отчет СЗВ-ТД смогут сдавать только те компании, у которых в отчетном месяце менее 25 зарегистрированных сотрудников.

Компании, у которых зарегистрированных сотрудников в отчетном месяце 25 и более, должны представлять сведения по СЗВ-ТД в электронном.

Что необходимо сделать для сдачи отчета?

Чтобы сдать первую отчетность по форме СЗВ-ТД, необходимо зарегистрироваться в системе электронного документооборота ПФР. Для этого работодатель должен не менее чем за сутки до сдачи отчета направить в ПФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД).

Работодатель обязан проинформировать сотрудников о возможности вести трудовые книжки.

Заявление о выборе пишется в произвольной форме и подается до 31 декабря 2020 года.

Заявление должно быть подано по основному месту работы.

Те работники, которые будут заключать свой первый трудовой договор после 31 декабря 2020 года, уже не будут иметь привычных трудовых в бумажном формате.

Сотрудник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку или вести сведения о трудовой деятельности, если напишет соответствующее заявление. Об этой возможности работодатели должны уведомить их до 1 июля 2020 года.

Те работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года окажутся в это время на больничном или в длительном отпуске смогут «выбрать» трудовую до2021 года.

Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет.

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции.

В каких случаях сдается отчет СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД сдается по тем работникам, у которых в отчетный период произошли кадровые события и/или были поданы заявления. Перечень кадровых событий, отражаемых в ЭТК:

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении данного зарегистрированного лица нужно одновременно передать сведения о его трудовой деятельности на 1 января 2020 года у данного страхователя, то есть о последнем кадровом событии (отражаем только события, указанные в таблице выше).

ВСЗВ-ТД нужно отражать сведения о периодах работы человека только в конкретной организации. Все остальные сведения, которые указаны в трудовой книжке, в новой отчетности не отражаются.

Кроме того, в ЭТК будут вносить работу по совместительству, даже если записи в трудовую книжку не вносились. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника.

Для внешних совместителей в ЭТК ставим отметку в поле «Совместитель».

Передавать предыдущие записи из ТК по совместителям не нужно.

Если сотрудник написал заявление на выбор бумажной или электронной трудовой книжки – работодатель должен отразить эту информацию в отчете СЗВ-ТД и передать в ПФР.

Форма СЗВ-ТД не подается только в том случае, если не произошло никаких кадровых событий.

Если событий в течении 2020 года не было и нет сведений о заявлении (т.е. в 2020 году на сотрудника не подавали СЗВ-ТД), то в январский отчет 2021 необходимо включить по таким сотрудникам запись на 01.01.2020». Работодатель должен представить ее до 15 января 2021 года, указав сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.

Порядок заполнения отчета СЗВ-ТД

1. Контур-Зарплата

Информация о кадровых изменениях сотрудников заносится в Кадровую часть сотрудника, вкладка «ПФР и ФСС» - Электронная трудовая книжка, либо по нажатию клавиши «Э» в списке сотрудников.

При использовании кадрового функционала «Приказы», данные для приема и увольнения в ЭТК заполняются автоматически.

В данном окне вносится информация о том, какой способ ведения трудовой книжки выбрал сотрудник, с указанием даты подачи данного заявления, и информация о кадровых событиях.

Если сотрудник так и не написал заявление, оставляем отметку «отсутствует».

Для внесения записей о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку, нажимаем на кнопку Новое мероприятие.

Для каждого кадрового события (мероприятия) заносится следующая информация:

- тип мероприятия (прием, перевод, увольнение, и т.д.);

- дата мероприятия (По какой дате принимать записи в отчет определяем по настройке для отчета СЗВ_ТД); ПФР рекомендует формировать включать записи по наименьшей дате.

- сведения о мероприятии (заполняется подробно, напр. Причина увольнения, замечания, комментарии);

В поле «статус» указана информация о том, переданы ли данные о записи в ПФР или нет.

Заполняется информация о сотруднике:

- структурное подразделение (по клавише F2 открывается справочник подразделений, в соотв. с штатным расписанием);

- занимаемая должность (по клавише F2 открывается справочник должностей, в соответствии с штатным расписанием, для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники);

- для совместительства необходимо установить «галочку» в поле «Совместитель»;

- вид поручаемой работы (необязательное поле);

- код исполняемой должности (при наличии, заполняется с1 января 2021 года) указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где

- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой,— это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);

- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) - буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.).

Заносится информация об основании мероприятия:

- наименование документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя);

- дата документа;

- номер документа — без указания знака «№»;

- серия документа.

После заполнения данных о мероприятии, в ЭТК появляется новая запись со статусом «Требуется отправка»

Формирование отчета СЗВ-ТД

Чтоб создать отчет заходим в меню Отчеты – Отчетность в Пенсионный фонд - нажимаем на кнопку Исходный отчет, выбираем форму СЗВ-ТД.

Задаем период за который будет создаваться отчет и выбираем способ включения в отчет сотрудников:

В окне Отчетность в Пенсионный фонд появился сформированный отчет:

В программе отчет представлен в виде двух разделов:

- сведения о работодателе;

- сведения о сотрудниках.

В разделе Сведения о сотрудниках отображаются мероприятия которые произошли в отчетом периоде.

При нажатии на ФИО сотрудника открывается окно содержащее информацию о мероприятиях по данному сотруднику.

У Мероприятий которые не были переданы ранее установлен Статус Требуется отправка.

Для просмотра информации о мероприятии или удаления мероприятия нужно нажать кнопку Действия.

После формирования и отправки отчета СЗВ-ТД, у отчета необходимо установить статус – Отправлен

Статус мероприятия в ЭТК, также изменится на Отправлено

Как отменить ранее поданные сведения

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Откорректировать информацию о мероприятии в отчете невозможно, для корректировки необходимо зайти в ЭТК, внести изменения и заново пересобрать отчет СЗВ-ТД.

Заходим в ЭТК, на мероприятии которое нужно откорректировать нажимаем Действия – Отменить

Статус мероприятия изменился – Отменено. Требуется отправка

Заводим информацию о новом мероприятии с верными данными.

При формировании отчета СЗВ-ТД для сотрудника будет создано две записи о мероприятиях

Переименование организации

Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «тип мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование». В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа, на основании которого компанию переименовали, а в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя».

P.S.:

Временные переводы можно не отражать.

Если договор СРОЧНЫЙ – тип договора указываем в поле СВЕДЕНИЯ.

Если изменилась СТАВКА – «само по себе» изменение ставки не отражается, отражаем только если изменение ставки происходит вместе с переводом.

Как получить сведения о трудовой деятельности

Работник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности тремя способами.

1. У работодателя по последнему месту работы
   Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением. Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
2. В Пенсионном фонде
   Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде— с усиленной квалифицированной электронной подписью.
3. ВМФЦ или на портале «Госуслуги»
   МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги»— только в электронном виде. Формы для выдачи сведений о трудовой деятельности работодателем (СТД-Р) и из информационных ресурсов ПФР (СТД-ПФР) разработаны Минтрудом и выложены на портале проектов для публичного обсуждения.